Pakiet biurowy Microsoft Office ma bardzo dużo funkcji o których nie mamy pojęcia. Być może niektóre z przedstawionych w tym artykule trików są Wam znane, jednak postanowiliśmy przedstawić dziesięć najciekawszych (według nas), które powinny usprawnić Waszą pracę z tym najpopularniejszym pakietem aplikacji biurowych.
Microsoft Office w chmurze
Podczas konfiguracji pakietu Microsoft Office na naszym komputerze oprogramowanie poprosi nas o założenie konta w OneDrive. Jest to darmowa chmura Microsoftu oferowana wszystkim użytkownikom. Warto ją zainstalować, ponieważ dzięki temu uzyskamy wirtualną przestrzeń dyskową. Takie rozwiązanie pozwoli także na uzyskanie dostępu do pakietu Office w trybie online. Będziemy więc mogli edytować nasze pliki nie tylko na komputerze stacjonarnym, ale także na smartfonie czy tablecie. Mało tego, każdy plik, który będzie przechowywany w chmurze OneDrive będzie dla nas dostępny na każdym komputerze z dostępem do sieci. Wystarczy, że zalogujemy się do naszego konta.
Gdy tło obrazu nie jest potrzebne
Podczas tworzenia tekstów lub prezentacji, które dodatkowo chcemy wzbogacić zdjęciami często możemy natknąć się na problem tła, które nie komponuje się z naszym projektem graficznym. Oczywiście możemy skorzystać z dedykowanego oprogramowania do edycji plików graficznych, jednak lepszym, a na pewno prostszym i szybszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z wbudowanej w pakiet Microsoft Office funkcji jaką jest usuwanie tła obrazu. Proces ten jest automatyczny, co sprawia, że nie musimy posiadać specjalistycznej wiedzy na temat edycji plików foto. Skorzystanie z niej jest banalne. Należy wstawić zdjęcie do naszego pliku, a następnie z menu „Formatowanie” wybrać opcję „Usuń tło”.
Formatowanie tekstu na wiele różnych sposobów
Często zdarza się, że musimy skopiować z innego dokumentu fragment tekstu. Zazwyczaj każdy z nas ustawia interesujący format: czcionkę, rozmiar i tak dalej. Irytującym faktem jest to, że często po wklejeniu tekstu uzyskujemy formatowanie osoby, która tą treść przygotowywała co zaburza spójność naszego dokumentu. Istnieje prosty sposób na wklejenie treści bez żadnego formatowania. Aby cały nasz plik był jednakowy, niezależnie czy kopiujemy treść z innych dokumentów czy z Internetu wystarczy podczas wklejania wybrać opcję „Tylko tekst” zamiast „zachowaj oryginalne formatowanie”.
Pamiętacie jak za czasów szkolnych zaznaczaliście część tekstu, która powinna być bardziej zauważona? Szczególnie większość z nas robiła to kolorowymi markerami, co sprawiało, że jaskrawy tekst był uwidoczniony. W pakiecie Microsoft Office, a konkretnie np. w programie Word możemy zaznaczyć nie tylko konkretny wiersz czy akapit. Możemy także podkreślić interesującą nas część tekstu. Mowa o „zaznaczaniu kształtem”. Jeśli przytrzymamy przycisk „ALT” a następnie zaznaczymy kursorem interesującą nas część tekstu możemy uzyskać zaznaczenie kształtu, niekoniecznie konkretnych wyrazów.
Dobrze przygotowana prezentacja podstawą sukcesu
Jeśli będziemy przestrzegali kilku prostych wskazówek podczas tworzenia prezentacji w aplikacji PowerPoint uzyskamy jej odpowiedni odbiór. Przede wszystkim pamiętajmy o tym, aby było jak najmniej tekstu. Musi być on jednak treściwy, aby idealnie trafiał do odbiorcy. Krótkie i treściwe treści są najlepsze, ponieważ będą na pewno zapamiętane przez np. naszego klienta.
Ciekawą funkcją, którą posiada pakiet Microsoft Office, a konkretnie w tym przypadku PowerPoint jest tak zwana duplikacja obrazków. Jeśli chcemy aby dany obrazek znalazł się na kolejnych slajdach wystarczy, że wybierzemy interesujące nas zdjęcie lub grafikę i, przytrzymamy lewy klawisz myszki i przytrzymamy kombinację klawiszy „Ctrl + Alt”. Następnie przeciągniemy obrazek – kopię na kolejny slajd. Mało tego, jeśli naciśniemy równocześnie „Ctrl + Alt + Shift” obrazek – kopia będzie wyrównany tak samo jak oryginał.
Wyszukiwanie tekstu na wiele różnych sposobów
Czasami musimy znaleźć ważną część tekstu. Pomoże w tym wyszukiwarka. Niewiele osób wie o tym jak zaawansowane funkcje ona posiada. Przede wszystkim można używać tak zwanych symboli wieloznacznych. Przykładowo „s.^#” pozwala na wyszukanie brakujących spacji po numerach stron. Możemy również użyć kombinacji klawiszy „Ctrl + H”. Dzięki niej uruchamiamy wyszukiwarkę, która pozwala na znalezienie i zamianę tekstu. Oprócz wyrazów dzięki użyciu tego narzędzia w kilka chwil pozbędziemy się błędu w postaci podwójnych spacji.
Jesteś pewny, że nie popełniłeś żadnego błędu?
Kiedy piszemy jakiś ważny tekst musimy pamiętać o poprawnej pisowni. Mowa zarówno o ortografii jak i o stylistyce. Nie możemy zapomnieć przecież o przecinkach, spójnikach i tym podobnych. Microsoft Word podkreśla błędy w pisowni, jednak na końcu redagowania tekstu warto jeszcze raz mu się przyjrzeć używając narzędzia, które uruchamiamy za pomocą przycisku F7.
Czasami może się jednak zdarzyć tak, że Word nie podkreśla nam błędów. Dlaczego? Jeśli użyjemy wielu obcych słów aplikacja stwierdzi, że zmieniliśmy język dlatego też moduł sprawdzania pisowni zostanie wyłączony. Innym przypadkiem może być otrzymanie tekstu od kogoś mieszkającego w innym kraju, kto korzystał z oprogramowania standardowo edytującego tekst w języku innym niż nasz rodzimy.
Co ciekawe, nawet słownik Worda nie jest nieomylny. Dlatego też, jeśli zauważymy jakiś błąd w słowniku możemy go poprawić. Nie jest to skomplikowane zadanie. Wystarczy kliknąć „Plik”, później wybrać „Opcje”, a następnie zakładkę „Sprawdzanie”. Teraz trzeba kliknąć w przycisk „słowniki niestandardowe” i wybrać domyślny, a następnie kliknąć przycisk „edytuj listę wyrazów”.
Style formatowania? Będziesz miał to w jednym palcu!
O ile wcześniej informowaliśmy co zrobić, aby nie używać styli formatowania, o tyle teraz pokażemy jak wykorzystać ciekawe tajniki skrótów klawiaturowych. Przede wszystkim używając kombinacji „Ctrl + Shift + C” oraz „Ctrl + Shift + V” będziemy mogli skopiować gotowe formatowanie. A więc umieszczamy kursor tam, gdzie tekst jest sformatowany tak, jak tego byśmy chcieli. Następnie przenosimy kursor do akapitu, który jeszcze tego formatowania nie ma i wybieramy drugą kombinację klawiszy. Dzięki temu nie będziemy musieli od nowa ustawiać wszystkich opcji danego formatowania.
Jeśli otworzymy zakładkę ze stylami będziemy mogli stworzyć swój własny, aby następnie w Wordzie szybko go wybrać i znów nie tracić czasu na wybieranie poszczególnych opcji. Przycisk „Stwórz nowy styl” znajduje się na samym dole zakładki „style”.
Gdybyśmy chcieli usunąć szybko całe formatowanie stylu możemy wybrać kombinację klawiszy „Ctrl + spacja”. Musimy wiedzieć jak wyglądają statystyki wyrazów w tekście? Przykładowo, artykuł musi mieć określoną liczbę wyrazów bądź znaków. Przecież nie będziemy liczyli każdego słowa czy znaku. Do tego służy statystyka wyrazów, która pojawia się na samym dole programu Microsoft Word. Możemy także szybko ją uruchomić za pomocą skrótu klawiaturowego: „Ctrl + Shift + G”.
Odstępy między akapitami są bardzo ważne
To jak ważne są akapity, a konkretniej odstępy pomiędzy akapitami wie chyba każdy. Oddzielają one konkretne akapity co pozwala na wyraźne oddzielenie poszczególnych akapitów. Pamiętajcie, że „enterem” nie ustawiamy odstępów. Służy do tego specjalna opcja, a konkretnie „Ustawienia akapitu”. W specjalnej opcji „Odstępy” możemy wybrać ilość punktów przed i po. Korzystanie z „enterów” jest lepszym rozwiązaniem, ponieważ jeśli np. dopiszemy kolejną treść tak zwane „entery” spowodują przesunięcie, a więc i niepotrzebne „brzydkie” odstępy w poszczególnych akapitach. Nasz tekst straci więc na estetyce.
Nowe przypisy w mgnieniu oka
Niektóre teksty, które tworzymy muszą posiadać specjalne przypisy. Często wiele osób szuka ich w opcjach Worda, a wystarczy wybrać kombinację klawiszy „Alt + Ctrl + J” co sprawi, że szybko opatrzymy nasz tekst bardzo ważnymi przypisami. Jeśli wolimy jednak skorzystać ze standardowej opcji wystarczy w zakładce „Odwołania” wybrać przycisk „Wstaw przypis”.
Niezapisany plik to nie koniec świata
Może zdarzyć się, że plik, który tworzymy w Pakiecie Office, niezależnie czy jest to Word, Excel czy PowerPoint zostanie przypadkowo wyłączony przed zapisaniem. Chodzi na przykład o sytuację, kiedy wyłączy się nam komputer z powodu przerwy w dostawie prądu. Całe szczęście Office posiada funkcję odzyskiwania niezapisanych plików. Odzyskanie jest banalne. Wystarczy kliknąć w zakładkę „Plik”, następnie wybrać opcję „Ostatnio używanie”. Tam klikamy w polecenie „Odzyskaj niezapisane”, które znajduje się w prawym dolnym rogu. Następnie klikamy w plik, który tworzyliśmy i po tym wybieramy „Otwórz”.
Pakiet Microsoft Office to zaawansowanie narzędzie do pracy biurowej
Dziesięć przedstawionych w tym artykule trików to kropla w morzu jeśli chodzi o ilość praktycznych sztuczek umieszczonych w pakiecie Microsoft Office. Wybraliśmy najciekawsze z nich. Mamy nadzieję, że chociaż część z nich przyda się Wam w codziennej pracy, która od teraz będzie znacznie sprawniejsza. Jeśli znacie inne ciekawe triki z Worda, Excela czy PowerPointa, a może Outlooka przedstawcie je nam w komentarzu.
Artykuł Dziesięć trików, które usprawnią pracę z Microsoft Office pochodzi z serwisu TechON.pl - włącz technologię!.